Guide d'utilisation · pour les entreprises

Répondre à un marché public, assisté par l'IA

Comment utiliser dossier.pacifikai.com : configurer votre profil une fois, puis préparer vos dossiers de réponse aux appels d'offres polynésiens en quelques minutes — au lieu de plusieurs heures.

Pour : les PME qui répondent aux AO URL : dossier.pacifikai.com Règle d'or : BROUILLON, jamais certifié

0 En une image — le parcours

De l'inscription au dossier prêt à relire. Vous configurez votre « coffre-fort » une seule fois, puis vous candidatez à l'infini.

flowchart LR
  A["1. Compte
(email)"] --> B["2. Coffre-fort
(profil entreprise)"] B --> C["3. Tableau de bord
(les avis en cours)"] C --> D["4. Choisir un avis
+ déposer le DCE"] D --> E["5. L'IA prépare
le dossier"] E --> F["6. 🔶 BROUILLON
vous relisez & déposez"]
⚠️ Règle d'or : l'outil ne dit jamais « conforme ». Il prépare et signale ce qui manque — c'est un BROUILLON. La relecture et le dépôt final restent de votre responsabilité (et de celle de votre conseil).

1 Créer votre compte

Pas de mot de passe à retenir — connexion par lien/code envoyé à votre email.

  1. Allez sur dossier.pacifikai.com

    Cliquez sur « S'inscrire » (ou « Se connecter » si vous avez déjà un compte).
  2. Entrez votre email professionnel

    Vous recevez un code / lien de connexion par email. Saisissez-le pour entrer. C'est tout — aucun mot de passe.

Un compte = une entreprise. Plusieurs personnes peuvent être ajoutées plus tard.

2 Configurer votre coffre-fort (le profil entreprise)

L'écran « Configurez votre coffre-fort ». C'est l'étape clé : vous saisissez vos informations une fois, l'IA les réutilise pour chaque dossier.

🏢Identité de l'entreprise
  • Raison sociale, forme juridique (SARL, SAS, EI…)
  • N° Tahiti / RCS, adresse
👤Représentant légal
  • Nom, qualité (Gérant, Président…)
  • Habilité à signer ?
💪Capacités
  • Chiffre d'affaires (3 derniers exercices)
  • Effectifs, moyens, certifications
  • Capacité financière
📂Références
  • Vos marchés similaires les plus probants
  • (objet, client, année, montant)
🗄️Coffre-fort administratif
  • Attestations détenues (fiscale DICP, sociale CPS…)
  • Cochez ce que vous avez — l'IA saura quoi réclamer
📝Offre type optionnel
Délai d'exécution habituel, etc. — pré-remplit l'acte d'engagement.
💡 Conseil : plus le profil est complet, moins l'IA aura de « trous » à vous signaler. Comptez 15-20 min la première fois — ensuite vous n'y revenez que pour mettre à jour.

3 Le tableau de bord — « Mes appels d'offres »

La liste des avis en cours (clôture à venir), du plus urgent au moins urgent. Données réelles, mises à jour depuis le Journal Officiel (Lexpol).

Chaque carte affiche : l'objet du marché, l'acheteur (commune, direction du Pays, établissement public), la catégorie (travaux / fournitures / services) et la date limite. Cliquez sur celui qui vous intéresse pour préparer une réponse.

🔎 Astuce : visez les marchés alignés sur vos références et capacités déjà saisies — c'est là que l'IA produit le dossier le plus complet.

4 Répondre à un appel d'offres

Sur la page d'un avis : « Déposer le dossier de consultation (DCE) ».

  1. Téléchargez le DCE depuis la plateforme officielle

    L'acheteur publie un dossier (souvent sur Te Ariari / Lexpol). Récupérez les 3 pièces principales en PDF.
  2. Déposez les PDF

    RC (Règlement de Consultation), CCAP (clauses administratives), CCTP (clauses techniques). Au moins le RC est requis.
  3. Lancez la préparation

    L'IA lit le DCE + votre profil et travaille. Le statut passe par ⚙️ Analyse en cours (quelques minutes) puis 🔶 BROUILLON.

Ce que l'IA fait (sous le capot)

flowchart LR
  DCE["Votre DCE
RC+CCAP+CCTP"] --> EX["Lit les exigences
(critères, deadline, pièces)"] EX --> RG{"Vérifie le régime"} RG -- "marché du Pays/commune" --> OK["Choisit les bons
formulaires (LC/EC)"] RG -- "marché de l'État" --> HP["⛔ Vous prévient :
hors périmètre"] OK --> FILL["Remplit depuis
votre coffre-fort"] FILL --> MEM["Rédige le mémoire
technique"] MEM --> CHK["Liste ce qui
manque / à vérifier"]
⚠️ Si l'acheteur est un service de l'État (UPF, gendarmerie…), le marché suit le code métropolitain, pas le code polynésien : l'outil vous le dit et ne génère pas de dossier (pour ne pas vous induire en erreur).

5 Lire votre BROUILLON

Le dossier généré s'ouvre en 4 onglets. Une bannière rappelle, en haut, que rien n'est certifié.

📄 Formulaires 📝 Mémoire ❗ Manquants ✅ Conformité
OngletCe que vous y trouvez
FormulairesLes pièces de candidature et d'offre pré-remplies depuis votre profil : LC1 (lettre de candidature), LC2 (capacités), LC3 (déclaration sur l'honneur), EC1 (acte d'engagement)… Chaque champ non prouvé est marqué [MANQUANT].
MémoireUn brouillon de mémoire technique structuré, qui répond aux critères de notation, avec un tableau critère → preuve → risque.
ManquantsLa checklist de ce qu'il faut fournir ou confirmer (attestations, montant de l'offre, signature…). Les bloquants sont signalés.
ConformitéUn contrôle automatique et non-certifiant : il signale les écarts par rapport au RC. Indicatif, pas une validation.
⚠️ Toujours : relisez chaque pièce, complétez les [MANQUANT], faites signer l'acte d'engagement et la déclaration sur l'honneur par le représentant habilité, et joignez les pièces externes (BPU/DQE, attestations, assurances) que l'outil ne produit pas. C'est vous (ou votre conseil) qui déposez.

6 Aller plus loin — alertes & intelligence marché

Deux usages qui tournent en arrière-plan, sans rien faire de plus une fois configurés.

🔔Alertes email
  • À la configuration du profil, cochez les catégories qui vous intéressent : travaux, fournitures, services.
  • Dès qu'un nouvel avis ouvert correspond, vous recevez un email récap — vous ne ratez plus une clôture.
  • La liste des avis est rafraîchie automatiquement depuis le Journal Officiel (Lexpol), tous les jours.
📊Le marché en chiffres menu « Marché »
  • Combien de marchés sont attribués, et surtout le % qui ne reçoit aucune offre de PME — votre opportunité.
  • Pro / Premium : le détail par catégorie (où la concurrence est faible) et le top des acheteurs qui lancent le plus.
  • Source : avis d'attribution publiés au Journal Officiel. Indicatif.
💡 La logique : les alertes vous amènent les bons avis, l'intelligence marché vous dit répondre (faible concurrence), et le générateur de dossier fait le reste. Le tout sans surveiller Lexpol à la main.

7 Les formules

Vous commencez gratuitement. Le dernier palier inclut l'accompagnement humain de Pacific Blue Consulting.

FormuleRéponses / moisInclus
Découverte gratuit1Voir les avis · préparer 1 dossier / mois
Standard5+ mémoire technique · coffre-fort complet
Proillimité+ intelligence marché (qui gagne quoi)
Premiumillimité+ un expert Pacific Blue co-construit vos dossiers

Paiement sécurisé via Freemius. (L'activation du paiement est en cours de finalisation — en attendant, le plan Découverte est ouvert.)

8 Questions fréquentes

« Conforme » apparaît-il quelque part ?

Non, jamais. L'outil affiche toujours BROUILLON et signale des écarts. C'est un choix : un assistant ne peut pas attester juridiquement la conformité d'un dossier à votre place.

Mes documents sont-ils privés ?

Oui. Chaque entreprise ne voit que ses propres dossiers et son coffre-fort — isolation stricte par compte.

Le PDF de mon DCE ne s'analyse pas bien ?

Si c'est un PDF scanné (image), l'extraction peut échouer : l'outil vous le signale (« contrôle inexploitable »). Privilégiez un PDF texte.

Combien de temps je gagne ?

Un dossier monté à la main = 8 à 15 h. Avec votre coffre-fort configuré, les suivants prennent moins d'une heure de relecture.